políticas de privacidad – Etex
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Política de tratamiento de datos personales

DIRIGIDA A:

Todos los colaboradores directos o no, excolaboradores, contratistas, proveedores o clientes del grupo empresarial de ETEX COLOMBIA S.A.

OBJETIVO

La presente Política de tratamiento de la información personal, establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Etex Colombia S.A. efectúa recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y les da tratamiento a los datos personales, así como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información, y establece los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  • Respetar la privacidad de la información que es manejada en la
  • Salvaguardar la información y la efectiva limitación de su uso conforme a lo previsto en las disposiciones legales.
  • Cumplir las exigencias legales en materia de protección de datos.
  • Garantizar la     confidencialidad     sobre     secretos     estratégicos,     técnicos, comerciales, administrativos y
  • Velar por que la información conocida, intercambiada, facilitada o creada en desarrollo de los vínculos contractuales civiles o laborales, sea mantenida en estricta

ALCANCE DE LA POLÍTICA

Esta política aplica a todo el personal incluyendo, pero no limitado a empleados, contratistas, consultores, personal temporal y otros.

CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA POLÍTICA

ETEX COLOMBIA S.A. propende por garantizar que se cumpla con los criterios de seguridad (confidencialidad, integridad y disponibilidad) de la información, calidad (efectividad, eficiencia, y confiabilidad) y cumplimiento, para lo cual deberán establecer controles generales y específicos para la entrada, el procesamiento y la salida de la información, atendiendo su importancia relativa y nivel de riesgo.

Con respecto a la información que sea de carácter confidencial, deberán adoptarse todas las medidas que resulten necesarias para su protección, incluyendo lo relacionado con su almacenamiento, acceso, conservación, custodia y divulgación.

DEFINICIONES RELEVANTES DE LA POLÍTICA

Información Confidencial.

Hace referencia a toda aquella información que no es conocida públicamente y que su acceso es restringido, de acuerdo con el cargo y rol desempeñado, quienes en todos los casos deben suscribir la aceptación de confidencialidad., y la cual estará identificada, tener restricción física y/o electrónica para el acceso.

ETEX COLOMBIA S.A. considera como información confidencial, cualquier información que reciban los colaboradores en desarrollo o con ocasión de su vinculación a la entidad, tanto de propiedad de la entidad como información que los colaboradores, directivos, operadores o asesores comerciales hayan recibido de terceros, incluyendo, cualquier información de carácter legal, contable, tributario, financiero o comercial de la entidad o de los terceros, de los socios o accionistas, y/o de los clientes de ambos.

LINEAMIENTOS GENERALES DE LA POLÍTICA

  • Las instalaciones deben ser aseguradas cuando el área de trabajo está desocupada o
  • Todo documento, carpeta, y otros medios de almacenamiento que contengan información confidencial debe ser salvaguardada por el responsable, asegurando no se vulnere la debida reserva de la información
  • Las contraseñas de acceso a la oficina, computadores, correos electrónicos, bancos, cajas fuertes y demás elementos donde se pueda acceder a información confidencial, no pueden quedar expuestas al público.
  • En caso de pérdida de información confidencial se deberá notificar al superior jerárquico

AUTORIZACIONES

Por medio del documento más idóneo según la vinculación del tercero con el grupo empresarial, dará constancia que leyó y acepta informadamente de forma expresa a Etex Colombia S.A. (en adelante la “compañía”), sus autorizadas, filiales y subordinadas, en caso de tenerlas, para:

  • Recolectar, almacenar, administrar, procesar, transferir, transmitir y/o utilizar (en adelante el tratamiento) toda información relacionada o que pueda asociarse a mí (en adelante los “datos personales”), que le he revelado a la Compañía ahora o en el pasado, para ser utilizada en los términos consignados en esta autorización, y aquella información de carácter sensible,

entendida como información cuyo Tratamiento pueda afectar mi intimidad o generar algún tipo de discriminación, según lo establecido en la normatividad vigente (lo “datos sensibles”), para ser utilizada bajo las finalidades consignadas en esta Autorización.

  • El uso y tratamiento de derechos de imagen incluyendo, pero sin limitarse a datos biométricos, pertenencia a sindicatos, condición socioeconómica, etc, fotografías y producciones audiovisuales (videos); así como de los Derechos de Autor; los Derechos Conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de imagen, con fines educativos, publicitarios e informativos en diferentes escenarios y plataformas de ETEX COLOMBIA A., autorización que no tiene ámbito geográfico determinado, por lo que las imágenes en las que aparezca podrán ser utilizadas en el territorio del mundo, así mismo, tampoco tiene ningún límite de tiempo para su concesión, ni para explotación de las imágenes, o parte de estas, por lo que mi autorización se considera concedida por un plazo de tiempo ilimitado o hasta que de forma expresa revoque la presente autorización.

Alcance de la autorización.

Declaro que la extensión temporal de esta autorización y el alcance de esta no se limitan a los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados en esta oportunidad, sino, en general, a todos los Datos Personales y/o Datos Sensibles que fueron recolectados antes de la presente autorización cuando la Ley no exigía la autorización. Esta autorización ratifica mi autorización retrospectiva del Tratamiento de mis Datos Personales y/o Datos Sensibles.

Autorización de terceros.

Declaro que he obtenido la autorización de terceros que han sido incluidos dentro de los datos por mi suministrados como referencias personales y/o comerciales, que he obtenido de ellos la autorización para que Etex Colombia los contacte, en caso de ser necesario, para verificar los Datos Personales que yo he entregado a Etex Colombia.

Consentimiento informado.

Con la aceptación de la presente política declaro que de forma previa, voluntaria y con pleno conocimiento de los derechos que me asisten, autorizo a la Sociedad ETEX COLOMBIA y/o sus representante, delegados o vinculadas para que corroboren la información por mi entregada, a través de la realización de visita domiciliaria, toma de fotografías, recolección de datos y/o a través de los demás medios pertinentes; así mismo declaro que acepto la realización de dicha visita con pleno conocimiento de los derechos que me asisten a proporcionar o no información y así mismo a permitir o no la recolección de datos personales y sensibles.

DECLARACIONES

Declaro que he sido informado que el Tratamiento de mis Datos Personales y Datos Sensibles se

ajustará a la Política de Tratamiento de Datos de la Compañía (en adelante la “política”), a la cual

tengo acceso, conozco y sé que puede ser consultada en: https://etex.com.co/politicas-de- privacidad. Reconozco que, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, decreto 1074:2015 capitulo 25 y 26 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o deroguen (la ley”), mis Datos Personales y Datos Sensibles se almacenarán en las bases de datos administradas por la Compañía, y podrán ser utilizados, transferidos, transmitidos y administrados por ésta, según las finalidades autorizadas, sin requerir de una autorización posterior.

Datos Sensibles.

Declaro que he sido informado que mi consentimiento para autorizar el Tratamiento de mis Datos Sensibles es completamente opcional, a menos que exista un deber legal que me exija revelarlos o sea necesario revelarlos para salvaguardar mi interés vital y me encuentre en incapacidad física, jurídica y/o psicológica para hacerlo. He sido informado de cuáles son los Datos Sensibles que la Compañía tratará y he dado mi autorización para ello conforme a lo dispuesto por la legislación vigente.

DERECHOS.

De conformidad con lo establecido en el decreto 1377 de 2013, al titular de los datos le asisten los derechos a conocer, rectificar, actualizar, revocar y suprimir los datos que sobre éste se hayan recogido.

Por lo anterior declaro que he sido informado de los derechos que me asisten como titular de los Datos Personales y Datos Sensibles, particularmente, los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los Datos Personales o revocar la autorización aquí otorgada, en los términos y bajo el procedimiento consagrado en la Política. Igualmente, que puede solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía y que soy consciente de los alcances jurídicos de esta autorización.

FINALIDADES

Autorizó para que la Compañía realice el Tratamiento de los Datos Personales y Datos Sensibles para el cumplimiento de todas, o algunas de las siguientes finalidades:

  • Para llevar a cabo actividades regulares en el ámbito del desarrollo normal y ordinario de la relación laboral, comercial o de cualquier otra naturaleza.
  • Informar acerca de los productos y servicios de la Compañía, y en general remitir mensajes
  • Gestionar toda la Información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales de la Compañía.
  • Cumplir con las obligaciones y exigir los derechos correlativos en relación con todas las contrapartes incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de la información brindada, el análisis de referencias comerciales y en general el análisis de toda la información brindada, entre
  • Prestar sus servicios y ofrecer sus productos de acuerdo con las necesidades particulares de las contrapartes de la Compañía, con el fin de prestar un servicio
  • Cumplir los contratos celebrados con todas las contrapartes, incluyendo, pero sin limitarse a la utilización de los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o
  • Brindar información técnica y comercial de los productos de la Compañía.
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de la Compañía.
  • Procesos al interior de la Compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas e información.
  • Permitir el acceso a los Datos Personales a otras sociedades afiliadas a la Compañía, pertenecientes al mismo Grupo Empresarial y/o vinculadas contractualmente para el desarrollo de su objeto, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad exigidos por la
  • La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, que sean sociedades afiliadas o no a la Compañía, pertenecientes al mismo Grupo Empresarial o no y/o con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u
  • La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas de protección de Datos Personales cuando esta se justifique dentro del desarrollo normal de la relación
  • Elaborar estudios técnico-actuariales, encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico, estadístico o de campo relacionado con los productos y servicios de la Compañía o con su proceso productivo y/o sus afiliadas, así como cualquier otra finalidad directamente relacionada con las actividades realizadas por la Compañía.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en el vínculo laboral, comercial o contractual de cualquier
  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Etex Colombia, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo y la legislación
  • Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el Empleado Titular de la Información.
  • Realizar estudios internos sobre los hábitos de los empleados y sus núcleos familiares para programas de bienestar y clima
  • El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Etex
  • Procesos al interior de Etex Colombia, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas e información.
  • Permitir el acceso a los Datos Personales a otras sociedades afiliadas o no a Etex Colombia, pertenecientes o no al mismo Grupo Empresarial y/o vinculadas contractualmente para el desarrollo de su objeto, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad exigidos por la
  • La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas de protección de Datos Personales, que sean sociedades afiliadas a Etex Colombia, pertenecientes al mismo Grupo Empresarial y/o con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
  • La transmisión de Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero, incluso en países que no proporcionen medidas adecuadas de protección de Datos Personales cuando esta se justifique dentro del desarrollo normal de la relación
  • El Titular o representante legal en el caso de información de hijos menores de edad manifiesta que conoce, acepta y autoriza de manera libre y espontánea el tratamiento de dicha información, así como la relativa a pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, a la salud, a la vida sexual y datos biométricos, que sea necesaria para el cumplimiento de la finalidades anteriormente descritas basado en lo establecido en la presente autorización y declara conocer el carácter opcional o facultativo de suministrar dicha información.
  • Realizar estudios de crédito y capacidad de endeudamiento
  • Realizar reportes de información a la
  • Realizar consultas con su información o con la suministrada por usted en listas vinculantes, restrictivas, nacionales y demás que la empresa concediere
  • Para otras finalidades tales como desarrollo y mejora de productos, iniciativas comerciales y promocionales, actualización de datos, identificación y prevención de fraude y actividades

Tratamiento de los datos por parte de ETEX COLOMBIA S.A. y su personal.

Etex Colombia S.A. recopila, almacena y utiliza la información personal únicamente para las finalidades comerciales y administrativas definidas, y con el fin de apoyar y mejorar su relación con los diferentes actores.

Los empleados de Etex Colombia S.A. son responsables del correcto uso, almacenamiento y transmisión de los datos personales. Dicha información no podrá utilizarse para obtener ventajas personales ni divulgarse a ninguna otra persona. La información seguirá considerándose confidencial incluso después de que el empleado haya abandonado la empresa o de que hubiera cesado la relación comercial o de cualquier naturaleza con la contraparte y como tal nunca podrá ser revelada a terceros ni utilizada en interés personal o de terceras partes.

DURACIÓN

Etex Colombia podrá realizar el Tratamiento de mis Datos Personales por todo el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en este documento y para que pueda desarrollar y tener registro de sus actividades comerciales.

DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y CANAL DE COMUNICACIÓN

Los datos del responsable del tratamiento son:

  • Responsable: Jefe Legal
  • 890.800.148-3
  • Dirección física: Parque Industrial Juanchito, Maltería. (Manizales, Caldas).
  • Correo electrónico: colombia@etexgroup.com
  • Teléfono: (57) (6) 8747747 – 8930210